Importare Prodotti, Clienti e Fornitori da File Csv

  Invece di inserire a mano le schede dei Prodotti di Magazzino, dei Clienti e così via (operazione molto dispendiosa in termini di tempo se fatta a mano) è possibile importare  nel software gestionale, un intero Magazzino o una intera Anagrafica Clienti da un file csv in un clic e risparmiando moltissimo tempo.   Solitamente i dati dei prodotti, come codice a barre, nome prodotto, prezzo ecc sono memorizzati in file excel forniti dai grossisti oppure su file csv esportati da altri software gestionali.  

  Per poter importare prodotti, clienti e fornitori in Gaveira, se possiedi un file excel (come quello nella foto sopra) è necessario salvare il file excel in formato csv. Se hai già a disposizione un file csv (ad esempio hai esportato il magazzino da un altro gestionale) non sono necessarie particolari operazioni, altrimenti sarà necessario qualche semplice passaggio per trasformare il file excel in csv.

Come estrarre i dati del Magazzino Prodotti ed Anagrafica Clienti dal vecchio software gestionale?

Quasi tutti i software gestionali permettono di esportare i dati in formato excel, csv o testuale. Sarà sufficiente individuare la funzione o la voce “Esporta”. Nel caso in cui il vecchio software gestionale non permetta l’export o il salvataggio (pochissimi e rari casi) è quasi sempre possibile individuare il database e da questo ottenere il file excel e poi il csv.

Cos’è un file csv?

Un csv è semplicemente un file di testo con estensione “.csv”che rappresenta una tabella: la prima riga del file di testo può contenere il nome delle colonne della tabella (es. Codice a Barre – Marca – Nome Prodotto – Disponibilità, ecc), le colonne sono separate tra loro da un carattere detto appunto “separatore” (punto e virgola, virgola, Tab o altri).  

Come trasformo il file Excel in file CSV?

Per realizzare un file CSV a partire da un file Excel è sufficiente:

• Aprire il Listino Prodotti / File Excel (la procedura è illustrata su LibreOffice Calc – Applicazione di Foglio Elettronico >Download Gratuito<) 
• Verificare che il testo nelle varie colonne sia espresso nel formato corretto (Esempio Iva sia espresso come 22% oppure 0.22) ed eventualmente correggere: selezionare la colonna -> tasto destro -> formatta celle

 

• Una volta impostate tutte le colonne nel formato corretto fare clic sul menù File->Salva una copia
• Nel campo Estensione selezionare “testo / csv” e cliccare Salva

 

• Nel campo separatore di colonna inserire il carattere “punto e virgola” ( ; ) e fare clic su OK

 

Importare il  magazzino Prodotti e l’anagrafica Clienti in Gaveira

Importare Prodotti e Clienti in Gaveira è semplicissimo:

• Fai clic su “Importa da CSV” dal menu Prodotti, Clienti o Fornitori

• Seleziona il file CSV che vuoi importare

  Verrà chiesto di selezionare il separatore di colonna del csv (nell’esempio del listino prodotti sopra era il punto e virgola):   A questo punto si aprirà lo Strumento di Importazione Per ogni Campo è presente un menù a tendina che permette di indicare a Gaveira in quale colonna del CSV si trova l’informazione relativa:   Impostiamo per ogni campo, la relativa colonna del CSV o un valore fisso:

• nel CSV di esempio la prima colonna contiene i codici a barre, la seconda colonna le marche, la terza i nomi prodotto e così via (riquadri rossi)
• da notare che per il campo “Reparto” non è stata selezionata la relativa colonna del CSV (nel CSV non c’è la colonna Reparto), ma è stato inserito da tastiera il valore “Elettrodomestici” che verrà così inserito uguale per ogni prodotto importato (riquadro giallo)

Nota bene: nel campo “Tipo Importazione” in alto è selezionato “Aggiungi Tutti”, questo significa che Gaveira non terrà conto di eventuali prodotti duplicati già presenti in magazzino ed aggiungerà comunque tutti i prodotti dal csv.  

Aggiornare i Prodotti già esistenti in Magazzino da CSV

E’ possibile, tramite file csv, aggiornare i prodotti già esistenti in magazzino: ad esempio vogliamo aggiornare il prezzo di acquisto dei prodotti da un nuovo listino fornitori oppure vogliamo incrementare la disponibilità in magazzino di prodotti già esistenti da un file csv. Per fare questo è necessario agire sul campo “Tipo di Importazione” in alto nella finestra dello strumento di importazione. TIPO IMPORTAZIONE: 

• Aggiungi Tutti: importa tutte le righe del file csv creando i prodotti in magazzino senza effettuare verifiche sull’esistenza (come esempio precedente)
• Aggiungi Solo non Esistenti: il software verifica la presenza nel database del prodotto ricercando tramite il campo selezionato in Chiave di Ricerca, se questo non esiste in magazzino viene aggiunto
• Aggiorna Solo Esistenti: il software verifica per ogni riga del csv se il prodotto è presente in magazzino ricercandolo tramite il valore presente in Chiave di Ricerca – se il prodotto esiste in magazzino vengono aggiornati i campi selezionati per l’import – è possibile specificare, per i campi numerici del prodotto (prezzi, disponibilità), come trattare il valore proveniente dal csv agendo sul valore di “Campi Numerici Esistenti“: “Imposta da CSV” inserirà nel prodotto il valore numerico così come riportato nel csv; “Aggiungi” imposterà nel prodotto il valore presente nel csv sommandolo a quello già presente, al contrario “Sottrai”  (utili per aggiornamento disponibilità).
•  Aggiorna Esistenti ed Aggiungi Nuovi: il software, per ogni riga del csv, verificherà se il prodotto è presente in magazzino: se presente ne aggiornerà i campi come “Aggiorna Solo Esistenti”, in caso contrario creerà un nuovo prodotto in magazzino

ESEMPIO:  Vogliamo importare da CSV un elenco di prodotti e vogliamo che:

• I prodotti con quel codice a barre non presenti in magazzino vengano importati dal CSV così come sono
• I prodotti dei quali c’è già il codice a barre in magazzino vengano solo aggiornati dai dati del csv ed in particolare vogliamo che il campo Disponibilità sia Incrementato (disponibilità già presente + quella del csv)

Per fare questo imposteremo lo strumento di import come di seguito:

• Tipo Importazione: Aggiorna Esistenti ed Aggiungi Nuovi
• Campi Numerici Esistenti: Aggiungi (aggiungerà a disponibilità già presente quella del csv)
• Chiave di Ricerca: Codice a Barre (i prodotti esistenti vengono identificati tramite il campo Codice a Barre)
• Codice a Barre: -Colonna 1 (indichiamo in che colonna si trovano nel csv i codici a barre)

• Disponibilità: – Colonna 8 (indichiamo in quale colonna si trovano nel csv le disponibilità da aggiungere)